Městská knihovna Žamberk

Nakládání s osobními údaji odpovídá požadavkům Nařízení (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (GDPR), které nabylo účinnosti 25. 5. 2018. Informace o ochraně osobních údajů naleznou uživatelé také v Knihovním řádu Městské knihovny Žamberk.

Jak knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů

Městská knihovna Žamberk (dále jen knihovna) pracuje pouze s těmi osobními údaji uživatelů, které potřebuje pro poskytování svých služeb. Osobní údaje zpracovává v souladu s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky. 

Jaké údaje knihovna zpracovává a k čemu je využívá

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny a navazující služby (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček). Tyto adresné služby knihovna poskytuje registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky. 

Knihovna potřebuje znát tyto základní identifikační údaje čtenáře: jméno, příjmení, datum narození a adresu. U čtenářů do 15 potřebuje stejné údaje i o jejich zákonném zástupci. Tyto základní identifikační údaje jsou používány k vedení knihovnických agend tak, aby bylo umožněno poskytování knihovnických a informačních služeb podle Knihovního zákona č. 259/2001 Sb. a současně aby byla zabezpečena ochrana knihovního fondu. 

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) se využívají pro snazší komunikaci mezi čtenářem a knihovnou. Čtenář je poskytuje knihovně dobrovolně. Tyto údaje tedy nejsou podmínkou k poskytování služeb. 

Historie výpůjček čtenářů se uchovává pro případné řešení sporných situací a pro poskytnutí čtenářské historie našim uživatelům. V případě, že čtenář nechce historii výpůjček uchovávat, může o její odstranění požádat pracovníky knihovny. 

Své údaje čtenář nalezne ve čtenářském kontě v on-line katalogu. Nacházejí se zde všechny evidované informace o jeho osobě, včetně aktuálních i historických výpůjček a rezervací. Knihovna se aktivně snaží udržovat údaje čtenářů aktuální. 

Jak dlouho a kde knihovna údaje uchovává a jak jsou zabezpečeny

Údaje uchovává knihovna po dobu platnosti registrace, prodlouženou o tři roky. Pokud si čtenář registraci prodlouží v tomto období, bude mu tak zachována historie jeho výpůjček. Po uplynutí této doby knihovna údaje anonymizuje – tedy odstraní osobní údaje i propojení výpůjček na konkrétního čtenáře. Knihovna tak data bude moci použít pouze ke statistickým účelům. Pokud již čtenář nebude chtít využívat služeb knihovny, může o anonymizaci požádat i dříve. 

Osobní údaje čtenářů jsou uchovávány v knihovním informačním systému Koha, Do knihovního systému mají přístup pouze zaměstnanci knihovny v rámci plnění svých pracovních povinností. Veškerá komunikace uživatelů s knihovním systémem probíhá šifrovaně - hesla uživatelů jsou ukládána šifrovaná jednosměrnou šifrou. Papírové podklady (přihlášky čtenářů) jsou uloženy v uzamčených prostorách. Knihovna aktivně udržuje údaje uživatelů aktuální a věnuje stálou pozornost zabezpečení jejich osobních údajů a to jak na technické, tak procesní úrovni.